Yapılacaklar listesi nasıl hazırlanır: gerçekten işleyen bir liste için rehber

Çoğu yapılacaklar listesi, olmak istediğiniz kişiyi tarif eder. Yirmi madde, hepsi acil, hiçbiri bitmemiş. Perşembeye kaldığınızda listeyi açmayı çoktan bırakmışsınızdır.

Bunu düzelten şey, satırları nasıl yazdığınıza dair birkaç alışkanlık. Sırayla anlatıyorum; bir parçası Dongu'daki görevlere karşılık geldiğinde söyleyeceğim.

Görevleri konu olarak değil, eylem olarak yazın

"Web sitesi" bir konudur. "Annem" ve "vergiler" de öyle. Konu bitirilemez; o yüzden haftalarca listede kalır ve her okuyuşunuzda canınızı biraz daha sıkar.

Harekete geçeceğiniz satır bir fiille başlar ve tek oturuşa sığar. "Yenileme için hosting firmasına e-posta at." "Cumartesi için annemi ara." "Faturaları tek klasöre koy." Satırı bir başkasına verin ve onu yapmanın neye benzediğini anlayıp anlamadığına bakın. Anlamıyorsa, kâğıda geçirdiğiniz şey bir endişedir.

Bazı işler gerçekten büyüktür. "Taşınmayı planla" başlık olarak iş görür ama asıl iş onun altında durur: nakliyeciyi ayarla, mutfağı paketle, interneti iptal et. Dongu'da her görev bir alt görev listesi taşır; büyük iş ile sonraki adımı aynı yerde kalır.

Bugünün listesini bitirebileceğiniz kadar kısa tutun

Günlük liste, verdiğiniz sözü tutabildiğinizde işe yarar. Toplantılı ve yolda geçen normal bir günün kaldırdığı şey üç ila beş gerçek görevdir. Sekiz yazarsanız raf dizmiş olursunuz.

O yüzden her şeyin düştüğü tek bir uzun liste tutun ve her sabah oradan birkaçını bugüne çekin. Planlamanın büyük kısmı o seçimdir. Dongu'da bu işi bitiş tarihleri yapar: önemli olanlara tarih verin, panel size bugünün dilimini gösterir, listenin kalanı gözden uzakta bekler.

Gittikçe ayarlayın. İki gün üst üste hepsini bitirdiyseniz bir madde ekleyin. Yarısı ertesi güne devrettiyse bir madde çıkarın. Çoğu günün liste bitmiş hâlde kapanmasını istersiniz, çünkü sizi ertesi sabah yeniden açtıran şey budur.

Önceliği kıt tutun

Her şeyi acil işaretlerseniz hiçbir şeyi işaretlememiş olursunuz. En üst yeri günde tek bir göreve verin, en fazla ikiye, ve şu anlama gelsin: "bugün yalnızca bu bitse gün sayılır".

Mümkünse onu erken yapın. Dikkatiniz sabah dokuzda akşam altıdakinden değerlidir ve önemsediğiniz iş iyi saatleri hak eder. Dongu listeyi önceliğe göre sıralar; böylece listenin tepesi ile niyetinizin tepesi aynı kalır.

İşlerin ne kadar süreceğini tahmin edin

Fazla söz vermenin yarısı, bir işin maliyetini bilmemekten gelir. "Sözleşme e-postasını yanıtla" ya beş dakikadır ya doksan; bir sayı koymadan yaptığınız şey rakamsız hesaptır.

Tahminin doğru olması gerekmez, toplanabilecek kadar dürüst olması yeter. Dongu her görevde bir tahmini süre tutar. Bugün seçtikleriniz altı saate çıkıyorsa bunu gece yarısı değil sabah öğrenirsiniz.

Rutin işler kendini tekrarlasın

Her hafta yeniden yazıyorsanız, yazmayı bırakın. Çiçekleri sula, faturayı kes, bilgisayarı yedekle: her birini tekrarlayan bir görev yapın. Tamamladığınızda bir sonraki kendiliğinden planlanır; günlük, haftalık, aylık ya da birkaç günde bir.

Haftada bir temizleyin

Listeler iki hafta önce önemli olan şeyleri biriktirir. Haftada bir tamamını okuyun ve bayatlamış her satıra üç sondan birini verin: bu hafta yapın ve tarih verin, bilerek arşivleyin ya da bunun bir istek olduğunu kabul edip silin.

Pazar günü on dakika, listeye güvenmenizi sürdüren şeydir. Güvenmeyi bıraktığınız anda gerçek listeyi yeniden kafanızda tutmaya dönersiniz; orada öğleden sonrayı çıkaramaz.

İşleyen bir liste neye benzer

Satırlarınız fiille başlar. Uzun liste her şeyi yakalar, bugün üç ila beş madde tutar ve bunlardan biri asıl olandır. Her birinin size neye mal olacağını kabaca bilirsiniz. Rutin işler kendini planlar, haftada bir de tamamını okursunuz.

Kâğıt da bunların hepsini yapar. Uygulama, iyi alışkanlıkları kötülerinden ucuza getirdiğinde yerini hak eder. Dongu size hızlı ekleme, bitiş tarihleri, öncelikler, tahminler, alt görevler ve tekrarlama verir; bir de liste sıfırı gördüğünde kutlayan bir penguen. On beş gün ücretsiz, kart yok.